Alternierende Telearbeit – Rechtliche Anforderungen

Telearbeit Definition: Alternierende Telearbeit, auch bekannt als Teleheimarbeit oder Fernarbeit, bezeichnet berufliche Tätigkeiten, die an einem vom Arbeitgeber fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im häuslichen Umfeld des Arbeitnehmers ausgeführt werden. Diese Arbeitsform ist durch die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) geregelt, die festlegt, dass der Arbeitgeber die Ausstattung des Telearbeitsplatzes übernimmt und mit dem Beschäftigten eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung vereinbart.

Insofern ist die alternierende Telearbeit eine zunehmend beliebte Arbeitsform, die sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer zahlreiche Vorteile bietet. Dieser Beitrag beleuchtet die Definitionen, gesetzlichen Regelungen, Vorteile und Nachteile sowie Unterschiede zu anderen Arbeitsformen wie Homeoffice und mobiler Telearbeit.

I. Formen der Telearbeit

Telearbeit kann in verschiedenen Formen ausgeübt werden, die sich in Bezug auf den Arbeitsort und die Flexibilität unterscheiden. Im Folgenden werden die Hauptformen der Telearbeit näher erläutert:

1. Teleheimarbeit

Allgemeine Teleheimarbeit, auch bekannt als Heimarbeit, bezeichnet eine Arbeitsform, bei der der Arbeitnehmer seine Tätigkeit vollständig von zu Hause aus ausführt. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz im Büro des Unternehmens.

Charakteristika:

• Fester häuslicher Arbeitsplatz: Der Arbeitnehmer richtet in seinem Zuhause einen permanenten Arbeitsplatz ein, der den ergonomischen und arbeitsrechtlichen Anforderungen entspricht.
• Ausstattung durch den Arbeitgeber: Der Arbeitgeber ist gemäß § 2 Absatz 7 Satz 2 ArbStättV dafür verantwortlich, die notwendige Ausstattung wie Möbel, Computer und andere Arbeitsmittel bereitzustellen und zu installieren.
• Arbeitsrechtliche Verpflichtungen: Alle arbeitsrechtlichen Vorschriften, wie das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), gelten auch für den häuslichen Arbeitsplatz.

Vorteile:

• Flexibilität: Der Arbeitnehmer kann seine Arbeitszeiten individuell gestalten, was die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben erleichtert.
• Zeitersparnis: Wegfall von Pendelzeiten.
• Kostenersparnis: Reduzierung von Fahrtkosten und Ausgaben für Verpflegung außer Haus.

Nachteile:

• Isolation: Mögliche soziale Isolation durch fehlenden direkten Kontakt zu Kollegen.
• Selbstdisziplin: Erhöhte Anforderungen an Selbstorganisation und -disziplin.
• Datenschutz: Sicherstellung des Datenschutzes kann herausfordernd sein, insbesondere bei der Nutzung privater Räumlichkeiten.

2. Was ist alternierende Telearbeit?

Alternierende Telearbeit beschreibt ein Arbeitsmodell, bei dem der Arbeitnehmer regelmäßig zwischen dem Homeoffice und dem Büro wechselt. Diese Form der Telearbeit ist besonders verbreitet und kombiniert die Vorteile beider Arbeitsorte.

Charakteristika:

• Flexibilität: Der Arbeitnehmer hat die Möglichkeit, je nach Bedarf und Vereinbarung, sowohl im Büro als auch von zu Hause aus zu arbeiten.
• Fester Arbeitsplatz im Büro und zu Hause: Der Arbeitnehmer verfügt sowohl über einen fest eingerichteten Arbeitsplatz im Unternehmen als auch über einen Telearbeitsplatz zu Hause.
• Vertragliche Regelung: Die Aufteilung der Arbeitszeit auf die beiden Arbeitsorte wird im Arbeitsvertrag festgelegt und basiert auf der Einigung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemäß § 106 der Gewerbeordnung (GewO) und § 315 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Vorteile:

• Work-Life-Balance: Bessere Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben durch flexible Arbeitsgestaltung.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Kombination aus persönlicher Interaktion im Büro und der Ruhe und Konzentration des Homeoffice.
• Kostenersparnis: Reduzierung der Bürokosten durch Desk-Sharing-Modelle, bei denen sich mehrere Mitarbeiter einen Arbeitsplatz im Büro teilen.

Nachteile:

• Organisationsaufwand: Erhöhter Planungs- und Abstimmungsaufwand für die Nutzung der Arbeitsplätze.
• Kommunikation: Mögliche Kommunikationsschwierigkeiten durch wechselnde Arbeitsorte.
• Datenschutz und Sicherheit: Sicherstellung der Datensicherheit an beiden Arbeitsorten.

3. Mobile Telearbeit

Mobile Telearbeit, auch als mobiles Arbeiten bekannt, ist eine Arbeitsform, bei der der Arbeitnehmer seine Tätigkeiten von wechselnden Orten ausführt. Diese Form ist typisch für Außendienstmitarbeiter wie Vertriebsmitarbeiter, Berater oder Journalisten.

Charakteristika:

• Ortsunabhängigkeit: Der Arbeitnehmer ist nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden und kann seine Arbeit von verschiedenen Orten wie Hotels, Zügen, Cafés, Kundenstandorten oder unterwegs erledigen.
• Technische Ausstattung: Der Arbeitgeber stellt mobile Geräte wie Laptops, Tablets und Smartphones sowie die erforderliche Software zur Verfügung, um die Arbeit von überall aus zu ermöglichen.
• Flexibilität und Autonomie: Der Arbeitnehmer hat eine hohe Autonomie bei der Wahl seines Arbeitsortes und der Gestaltung seiner Arbeitszeit.

Vorteile:

• Flexibilität: Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Arbeitsumgebungen.
• Effizienz: Effiziente Nutzung der Arbeitszeit durch ortsunabhängiges Arbeiten, z. B. während Reisen.
• Kundennähe: Direkter Kontakt zu Kunden und die Möglichkeit, vor Ort auf Bedürfnisse und Anforderungen einzugehen.

Nachteile:

• Infrastruktur: Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung und geeigneter technischer Ausstattung.
• Arbeitsschutz: Schwierigkeiten bei der Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften und ergonomischen Standards gemäß Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).
• Datensicherheit: Erhöhte Anforderungen an den Datenschutz und die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

II. Alternierende Telearbeit

Alternierende Telearbeit ist wie soeben dargestellt eine Mischung aus Arbeiten am Telearbeitsplatz und im Büro. Der Arbeitnehmer hat sowohl einen festen Arbeitsplatz im Unternehmen als auch einen im häuslichen Umfeld.

Wichtig ist, dass es in Deutschland keine gesetzliche Pflicht oder gar ein Recht auf alternierende Telearbeit gibt . Die Bedingungen müssen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einvernehmlich geregelt werden.

III. Alternierende Telearbeit und die Arbeitsstättenverordnung

Die alternierende Telearbeit unterliegt spezifischen gesetzlichen Anforderungen, die in der Arbeitsstättenverordnung festgelegt sind.

1. Anforderungen der ArbStättV

Gemäß § 2 Absatz 7 ArbStättV müssen Telearbeitsplätze bestimmten ergonomischen Anforderungen entsprechen. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass der Arbeitsplatz im häuslichen Umfeld des Arbeitnehmers ergonomisch gestaltet ist, um gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorzubeugen. Dies umfasst:

Zudem gilt ein Telearbeitsplatz erst dann als eingerichtet, wenn der Arbeitgeber die benötigte Ausstattung im häuslichen Bereich des Beschäftigten bereitgestellt und installiert hat. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber für die Bereitstellung und den Aufbau der Arbeitsmittel verantwortlich ist, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplatz den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

2. Alternierende Telearbeit und die Gefährdungsbeurteilung

Gemäß § 3 ArbStättV ist der Arbeitgeber verpflichtet, eine Gefährdungsbeurteilung für den Telearbeitsplatz durchzuführen. Diese Beurteilung soll sicherstellen, dass der Arbeitsplatz sicher und gesundheitsgerecht ist. Folgende Schritte sind dabei zu berücksichtigen:

• Identifikation von Gefährdungen: Der Arbeitgeber muss potenzielle Gefährdungen am Telearbeitsplatz identifizieren, die die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer beeinträchtigen könnten.
• Bewertung der Gefährdungen: Jede identifizierte Gefährdung muss bewertet werden, um das Risiko für die Beschäftigten zu bestimmen.
• Maßnahmen zur Gefährdungsminimierung: Basierend auf der Bewertung müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die identifizierten Gefährdungen zu minimieren oder zu beseitigen.

IV. Alternierende Telearbeit und ihre steuerlichen Aspekte

Alternierende Telearbeit steuerlich absetzbar?

Ab dem 1. Januar 2023 wurden die steuerlichen Regelungen für “Homeoffice” und “Homework” neu gefasst. Die steuerliche Absetzbarkeit von Kosten für Telearbeiter ist nun in zwei Hauptfälle unterteilt, basierend auf den Änderungen durch das “Jahressteuergesetz 2022” und das BMF-Schreiben vom 15. August 2023. Diese sind in § 4 Absatz 5 Nr. 6b EStG und § 6c EStG geregelt.

1. Arbeitszimmer als Mittelpunkt

Wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der beruflichen Betätigung bildet, können die Arbeitszimmerkosten wie folgt abgesetzt werden:

• In tatsächlicher Höhe: Die tatsächlichen Kosten für das Arbeitszimmer können vollständig als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden.
• Jahrespauschale: Alternativ kann eine Pauschale von 1.230 Euro pro Jahr als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden. § 9a Satz 1 Nr. 1 a) EStG.

Voraussetzungen:

• Es muss sich um ein “echtes” häusliches Arbeitszimmer handeln, das ausschließlich beruflich genutzt wird und keine Privatgegenstände enthält.
• Beispiele: Schriftsteller, Übersetzer oder IT-Fachleute, die fast ausschließlich von zu Hause arbeiten.

Details:

• Die Jahrespauschale von 1.230 Euro ist ein Pauschbetrag und muss nicht nachgewiesen werden.
• Das Wahlrecht zwischen tatsächlichen Aufwendungen und Pauschale gilt einheitlich für das gesamte Jahr.
• Der Pauschbetrag wird monatsbezogen berücksichtigt und bei fehlenden Voraussetzungen monatsweise gekürzt.
• Die Pauschale ist personenbezogen und kann nicht für verschiedene Tätigkeiten in Anspruch genommen werden.
• Ein Abzug der Tagespauschale (6 Euro pro Tag) für denselben Zeitraum ist nicht zulässig.
• Bei gemeinsamer Nutzung eines häuslichen Arbeitszimmers wird die Berechtigung individuell geprüft.

2. Kein Mittelpunkt, aber berufliche Tätigkeit zu Hause

Wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der beruflichen Betätigung darstellt, aber berufliche Tätigkeiten auch zu Hause ausgeübt werden, können folgende Kosten abgesetzt werden:

• Tagespauschale: Eine Pauschale von 6 Euro pro Tag für maximal 210 Tage im Jahr, also höchstens 1.260 Euro pro Jahr, § 4 Absatz 5 Satz 1 Nr. 6c EStG.

Voraussetzungen:

• Der Arbeitsplatz in der Wohnung muss keine besonderen Anforderungen erfüllen. Es kann sich um eine Arbeitsecke, den Küchentisch oder einen getrennten Raum handeln.

Details:

• Die Tagespauschale umfasst alle zusätzlichen Aufwendungen für die Nutzung der häuslichen Wohnung.
• Die Pauschale kann abgezogen werden, wenn mehr als die Hälfte der täglichen Arbeitszeit in der häuslichen Wohnung verbracht wird.
• Arbeitsmittelkosten können zusätzlich abgesetzt werden.
• Die Tagespauschale wird mit dem Arbeitnehmerpauschbetrag von 1.230 Euro verrechnet, sodass eine Steuerersparnis erst dann eintritt, wenn die Werbungskosten insgesamt mehr als 1.230 Euro betragen.

3. Werbungskostenpauschale

Pauschbetrag für Werbungskosten: Arbeitnehmer können ohne Einzelnachweise eine Werbungskostenpauschale geltend machen. Diese Pauschale beträgt aktuell 1.230 Euro pro Jahr (Stand: 2024) und wird automatisch vom Finanzamt berücksichtigt. Arbeitnehmer, deren tatsächliche Werbungskosten über dieser Pauschale liegen, sollten diese Kosten jedoch im Detail nachweisen, um eine höhere steuerliche Entlastung zu erreichen.

V. Unterschiede zwischen mobiler Arbeit, Homeoffice und alternierender Telearbeit

Im Folgenden werden die Unterschiede zwischen Telearbeit, Homeoffice und mobiler Arbeit anhand verschiedener Kriterien dargestellt. Diese Tabelle bietet eine übersichtliche und klare Darstellung der wesentlichen Merkmale und gesetzlichen Grundlagen.