Qualitäts­vereinbarung (Quality Agreement) im GMP-Umfeld

Wer regulierte Tätigkeiten auf mehrere Unternehmen verteilt, muss festlegen, wer welche Arbeit übernimmt und wer die jeweiligen Ergebnisse bewertet.

Bei ausgelagerter Arzneimittelherstellung kann der Auftraggeber beispielsweise einen Verarbeitungsschritt an einen anderen Hersteller vergeben. Damit sind nicht nur Mengen, Termine und Vergütung zu regeln. Es muss auch eindeutig sein, wer Herstellungsanweisungen genehmigt, Prüfungen ausführt, Abweichungen untersucht und die erforderlichen Aufzeichnungen bereitstellt.

EU-GMP Kapitel 7 verlangt für ausgelagerte Tätigkeiten eine schriftliche Vereinbarung, welche die Verantwortlichkeiten der Parteien klar festlegt. Nach Nr. 7.14 müssen die jeweiligen Zuständigkeiten und Kommunikationswege bestimmt sein; Nr. 7.15 nennt Aufgaben wie Materialprüfung, Herstellung, Qualitätskontrolle und Freigaben. [1] Dies gilt nur, soweit eine Tätigkeit in den sachlichen Anwendungsbereich der Regelungen über ausgelagerte GMP-Tätigkeiten fällt.

Eine Qualitätsvereinbarung kann diese Anforderungen in einem eigenständigen Dokument oder als Bestandteil eines umfassenderen Vertrags abbilden.

Der Vertrag ersetzt jedoch weder das pharmazeutische Qualitätssystem noch die regulatorische Verantwortung des Auftraggebers.

Die konkrete Ausgestaltung hängt davon ab, welche Tätigkeit ausgelagert oder welche Leistung bezogen wird.

Typische Regelungsgegenstände sind:

• Vertragsparteien, Betriebsstätten, Ansprechpartner und behördliche Erlaubnisse;
• Gegenstand und Umfang der Herstellung, Prüfung oder sonstigen Leistung;
• Zuständigkeiten für Anweisungen, Spezifikationen und Herstellungsdokumentation;
• Probenahme, Qualitätskontrolle, Prüfergebnisse und Freigabeschritte;
• Bearbeitung von Abweichungen, OOS-Ergebnissen und Reklamationen;
• Änderungsmanagement und erforderliche Vorabinformation;
• Verfügbarkeit, Aufbewahrung und Herausgabe qualitätsrelevanter Aufzeichnungen;
• Qualifizierung und Kontrolle von Unterauftragnehmern;
• Audit- und Informationsrechte;
• Eskalationen, Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Wirksamkeitsprüfungen.

Die Gewerbeaufsicht Niedersachsen stellt mit dem Dokument Inhalt einer Qualitätsvereinbarung eine praktische Orientierung bereit. Es nennt unter anderem Verantwortlichkeiten für Materialien, Herstellung, Qualitätskontrolle, Abweichungen, Dokumentation und Auditierung. Dabei handelt es sich um eine fachliche Orientierung, nicht um eine gesetzlich vorgeschriebene universelle Vertragsvorlage. [2]

Die Begriffe werden in Unternehmen teilweise unterschiedlich verwendet.

Qualitätsvereinbarung / Quality Agreement: Allgemeine Bezeichnung für eine Vereinbarung zur Verteilung qualitätsrelevanter Aufgaben und Verantwortlichkeiten.

Qualitätssicherungsvereinbarung (QSV): Eine häufig verwendete Bezeichnung für Vereinbarungen zur Qualitätssicherung in Liefer- und Produktionsbeziehungen. Ihr konkreter Inhalt kann von einer pharmazeutischen Qualitätsvereinbarung abweichen.

Verantwortungsabgrenzungsvertrag (VAV): Im deutschsprachigen pharmazeutischen Umfeld eine gebräuchliche Bezeichnung für die Abgrenzung von Verantwortlichkeiten bei vertraglich verbundenen Tätigkeiten, insbesondere im Umfeld der Lohnherstellung.

Aus der Bezeichnung allein lässt sich weder der erforderliche Vertragsinhalt noch die regulatorische Eignung ableiten.

Eine QSV kann im konkreten Fall die erforderlichen GMP-Verantwortlichkeiten abbilden. Umgekehrt genügt ein mit „Quality Agreement“ überschriebenes Dokument nicht, wenn wesentliche Zuständigkeiten ungeklärt bleiben.

Auch die Begriffe VAV und Quality Agreement sollten daher nicht ungeprüft als rechtlich vollständig austauschbar verwendet werden.

Ein kaufmännischer Liefervertrag regelt typischerweise den Leistungsgegenstand, Preise, Mengen, Lieferbedingungen, Gewährleistung und Haftung.

Die Qualitätsvereinbarung konkretisiert dagegen die Durchführung und Kontrolle qualitätsbezogener Aufgaben.

Beide Regelungsebenen können in einem Dokument zusammengeführt oder auf mehrere Verträge verteilt werden. Entscheidend ist ihre inhaltliche Abstimmung. Die konkrete Vertragsqualifikation richtet sich nach dem Inhalt und nicht nach der Überschrift.

Beispielsweise darf eine allgemeine Vertragsklausel über kurzfristige Änderungen an einer Leistung nicht unbemerkt eine besondere, qualitätsrelevante Vorabinformation ausschließen.

Vertraglich sollte deshalb feststehen, welche Regelung bei widersprüchlichen Bestimmungen Vorrang hat.

Eine Qualitätsvereinbarung kann auch bei einem externen Software- oder Cloud-Anbieter sinnvoll sein. Sie ist jedoch nicht bei jedem IT-Einkauf automatisch erforderlich; maßgeblich sind GMP-Relevanz, Systemkritikalität und die konkrete Leistung.

EU-GMP Annex 11 Nr. 3.1 verlangt formelle Vereinbarungen mit klaren Verantwortlichkeiten, wenn Dritte Dienstleistungen für GMP-relevante computergestützte Systeme erbringen. [3]

Zu den relevanten Tätigkeiten können Wartung, Änderungen, Datenverarbeitung, Aufbewahrung und technische Betriebsleistungen gehören.

In diesem Zusammenhang stehen nicht Herstellungsanweisungen und Produktprüfungen im Vordergrund, sondern beispielsweise Änderungskontrolle, Dokumentationspflichten, Datenverfügbarkeit, Störungsbehandlung und Unterstützung bei Inspektionen.

Welche Einzelregelungen ein solcher Vertrag benötigt, erläutert der Beitrag zum SaaS-Vertrag im GMP-Umfeld.

Ob und wie weit der Softwareanbieter selbst qualifiziert oder auditiert werden muss, ist eine gesonderte Frage. Sie richtet sich insbesondere nach der Kritikalität des eingesetzten Systems und der risikobasierten Bewertung seiner Leistungen.

Diese Abgrenzung behandelt der Fachbeitrag zum Lieferantenaudit beim Softwareanbieter.

Ein Service Level Agreement (SLA) beschreibt messbare Dienstleistungen, etwa Verfügbarkeit, Supportzeiten, Reaktionsfristen und Wiederherstellungsziele.

Eine Qualitätssicherungsvereinbarung behandelt dagegen vor allem fachliche Verantwortlichkeiten, Qualitätsanforderungen, Dokumentation und die Kontrolle vereinbarter Leistungen.

Bei GMP-relevanter SaaS-Software können beide ineinandergreifen.

So kann ein SLA eine Reaktionszeit bei einem Ausfall festlegen, während die Qualitätsvereinbarung bestimmt, welche Informationen bei einer möglichen Beeinträchtigung der Datenintegrität bereitzustellen sind und wer die qualitätsbezogenen Folgen bewertet.

Ein SLA allein ersetzt deshalb nicht die nach Annex 11 erforderliche Regelung der Verantwortlichkeiten.

Eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO betrifft den datenschutzrechtlichen Rahmen, sofern ein Unternehmen personenbezogene Daten im Auftrag eines anderen verarbeitet. [4] Erforderlich ist sie nur, wenn tatsächlich eine solche Auftragsverarbeitung vorliegt.

Sie regelt insbesondere Weisungen, Datenschutzpflichten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Unterauftragsverarbeitung.

Eine GMP-Qualitätsvereinbarung betrifft andere Fragen: Eignung der Leistung, qualitätsrelevante Änderungen, Aufzeichnungs- und Prüfpflichten sowie Verantwortlichkeiten im regulierten Prozess.

Beide Vereinbarungen können für denselben Anbieter erforderlich sein. Sie ersetzen einander aber nicht.

Eine fehlende oder unzureichende Vereinbarung kann bedeuten, dass regulatorisch notwendige Zuständigkeiten und Kontrollmöglichkeiten nicht angemessen festgelegt sind.

Ob daraus im Einzelfall ein möglicher GMP-Befund folgt, hängt insbesondere von der ausgeübten Tätigkeit und den einschlägigen Anforderungen ab.

EU-GMP Kapitel 7 verlangt für ausgelagerte GMP-regulierte Tätigkeiten eine schriftliche Vereinbarung. Annex 11 Nr. 3.1 enthält einen eigenständigen Maßstab für die Beteiligung externer Dienstleister an computergestützten Systemen. [1] [3]

Daraus folgt nicht, dass jedes Lieferverhältnis eine gleich aufgebaute Qualitätsvereinbarung benötigt.

Entscheidend ist, dass die erforderlichen Verantwortlichkeiten wirksam festgelegt sind und die regulierten Tätigkeiten entsprechend kontrolliert werden können.

Eine Qualitätsvereinbarung ist im GMP-Umfeld kein bloßes Vertragsanhängsel. Sie macht die Aufgabenverteilung zwischen Unternehmen nachvollziehbar und schafft eine Grundlage für die Kontrolle ausgelagerter oder externer Leistungen.

Für die Vertragsprüfung ist weniger entscheidend, ob das Dokument „Quality Agreement“, QSV oder VAV heißt. Maßgeblich sind der konkrete Leistungsgegenstand, die erforderlichen Verantwortlichkeiten und die anwendbaren regulatorischen Anforderungen.

Dieser Lexikonbeitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.