Verwaltervertrag in der WEG – Wichtige Gestaltungsfaktoren

Wo vielfältige Interessen aufeinandertreffen, lauert unvermeidlich auch das Konfliktpotenzial. Dies gilt in besonderem Maße für die Verwaltung von Wohnungseigentum, die als vielschichtiger Balanceakt zwischen rechtlichen Vorgaben, individuellen Bedürfnissen und akribischer Organisation fungiert. In diesem Gefüge übernimmt der Verwaltervertrag eine Schlüsselposition: Er bildet das tragende Fundament, auf dem die ordnungsgemäße und gerechte Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums fußt. Ein Verwaltervertrag, der nicht sorgfältig und durchdacht aufgesetzt wird, birgt die Gefahr, nicht nur Missverständnisse und Differenzen zu provozieren, sondern auch erhebliche finanzielle Einbußen und langwierige rechtliche Auseinandersetzungen zu begünstigen. Umso bedeutender ist es daher, dass dieser Vertrag nicht nur den strengen rechtlichen Maßstäben genügt, sondern zugleich die spezifischen Bedürfnisse und Besonderheiten der jeweiligen Eigentümergemeinschaft in vollem Umfang widerspiegelt.

Rechtlich betrachtet ist ein Verwaltervertrag weit mehr als eine bloße rechtliche Übereinkunft zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) und dem Verwalter. Er ist das strukturierende Instrument, das die Rechte und Pflichten beider Parteien präzise festlegt, klare Leitlinien für die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums schafft und zugleich ein Sicherheitsnetz in einem von zahlreichen gesetzlichen Bestimmungen durchdrungenen Bereich bietet. Die WEG-Reform 2020 stellt in diesem Kontext eine markante Zäsur dar, die das rechtliche Fundament dieser Verträge tiefgreifend verändert hat. Durch sie wurde nicht nur die Stellung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) erheblich gestärkt, sondern es wurden auch neue Maßstäbe für die Gestaltung und Auslegung von Verwalterverträgen gesetzt, die die rechtliche Landschaft nachhaltig prägen.

In diesem Beitrag werden die essenziellen Facetten des Verwaltervertrags umfassend erörtert. Zunächst wird ein Blick auf die grundlegenden Inhalte geworfen, die jeder Verwaltervertrag enthalten sollte, um Transparenz zu schaffen und eine reibungslose Verwaltung sicherzustellen. Im Anschluss daran beleuchtet der Beitrag die rechtlichen Besonderheiten und die aktuelle Rechtsprechung, die den Verwaltervertrag prägen. Abschließend werden die Möglichkeiten der Kündigung und Vertragsauflösung analysiert, die durch die jüngste Reform deutlich an Flexibilität gewonnen haben, und es wird dargelegt, wie diese neuen Regelungen die Handlungsfähigkeit der Eigentümergemeinschaft maßgeblich stärken.

I. Das gehört in den Verwaltervertrag: Struktur und Inhalt

Ein Verwaltervertrag muss mit größter Sorgfalt und Präzision gestaltet werden, um sowohl den rechtlichen Vorgaben als auch den spezifischen Bedürfnissen der Eigentümergemeinschaft gerecht zu werden. Er bildet das unverzichtbare Fundament für eine effektive und störungsfreie Verwaltung einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Ein gut durchdachter Verwaltervertrag schützt die Interessen aller Beteiligten und schafft klare Rahmenbedingungen, die während der gesamten Vertragslaufzeit Bestand haben. Die nachfolgenden Aspekte sind dabei von zentraler Bedeutung für die Struktur und den Inhalt eines jeden Verwaltervertrags:

1. Vertragsparteien und Vertragsgegenstand

Im Verwaltervertrag müssen die Vertragsparteien unmissverständlich benannt werden. Auf der einen Seite steht die WEG als Auftraggeberin, auf der anderen der Verwalter als Auftragnehmer. Von entscheidender Bedeutung ist es, die genaue Bezeichnung der Wohnungseigentümergemeinschaft, der beteiligten Eigentümer sowie des Verwalters festzuhalten. Ebenso müssen die Adressen der Parteien und die präzise Bezeichnung der zu verwaltenden Liegenschaft – etwa durch Angabe der Adresse und die exakte Lagebeschreibung gemäß Grundbuch – klar im Vertrag definiert sein.

2. Vertragsdauer und Kündigungsfristen

Die Vertragslaufzeit eines Verwalters ist gesetzlich begrenzt. Nach § 26 Absatz 2 Satz 1 WEG ist die Erstbestellung eines Verwalters für maximal drei Jahre zulässig, während nachfolgende Bestellungen eine Vertragslaufzeit von bis zu fünf Jahren ermöglichen. Um eine Kohärenz zwischen der Bestellung des Verwalters und der Vertragslaufzeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich, die Vertragslaufzeit an die Bestelldauer des Verwalters zu koppeln. Dies stellt sicher, dass das Vertragsverhältnis mit dem Ende der Verwalterbestellung synchron endet, es sei denn, es wird eine Verlängerung vereinbart. Der Vertrag sollte zudem detaillierte Regelungen zur ordentlichen und außerordentlichen Kündigung enthalten, einschließlich der Festlegung von Kündigungsfristen und Bedingungen für eine fristlose Kündigung.

3. Leistungsverzeichnis

Ferner ist ein detailliertes Leistungsverzeichnis unerlässlich, um Missverständnisse über den Umfang der Aufgaben des Verwalters zu vermeiden. Nach § 27 WEG gehören zu den gesetzlichen Aufgaben des Verwalters unter anderem die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens, die ordnungsgemäße Buchführung, die Erstellung von Jahresabrechnungen, die Aufstellung eines Wirtschaftsplans sowie die Vorbereitung und Durchführung von Eigentümerversammlungen. Zusätzlich zu diesen Grundleistungen können auch Sonderleistungen, wie die Betreuung von Erhaltungsmaßnahmen oder die Durchführung von Beweissicherungsverfahren, im Verwaltervertrag vereinbart werden. Ein umfassendes Leistungsverzeichnis stellt sicher, dass beide Parteien – die WEG und der Verwalter – ein klares Verständnis darüber haben, welche Dienstleistungen im Rahmen des Vertrags erwartet werden, und beugt so späteren Konflikten über nicht erbrachte oder unzureichend erbrachte Leistungen vor.

4. Vergütung und Sondervergütungen

Ein weiterer wesentlicher Punkt im Verwaltervertrag ist die Höhe der der Vergütung des Verwalters. Der Vertrag sollte die Vergütung für die Grundleistungen des Verwalters genau festlegen und gleichzeitig Regelungen zu möglichen Sondervergütungen für zusätzliche, nicht im Rahmen der Grundleistungen enthaltene Leistungen treffen. Darüber hinaus ist es sinnvoll, eine Preisanpassungsklausel zu integrieren, die es ermöglicht, die Vergütung bei veränderten Rahmenbedingungen anzupassen. Solche Klauseln bieten dem Verwalter Flexibilität und schützen gleichzeitig die WEG vor unerwarteten Kostensteigerungen.

5. Haftungsregelungen

Von großer Bedeutung sind auch die Regelungen zur Haftung des Verwalters, insbesondere um sicherzustellen, dass die WEG im Falle einer Pflichtverletzung nicht schutzlos dasteht. Im Vertrag sollte daher klar festgelegt werden, in welchen Fällen der Verwalter für durch seine Tätigkeit verursachte Schäden haftet. Zudem sollte der Verwalter verpflichtet werden, eine Vermögenshaftpflichtversicherung abzuschließen und der WEG die entsprechende Versicherungspolice vorzulegen, um im Schadensfall abgesichert zu sein.

6. Kontoführung und Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens

Der Verwalter ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Gelder der WEG getrennt von seinen eigenen Mitteln zu verwalten. Der Vertrag sollte daher präzise festlegen, welche Konten für die Verwaltung des Gemeinschaftsvermögens eröffnet und genutzt werden. In der Regel handelt es sich hierbei um ein Rücklagenkonto und ein Girokonto, die ausschließlich der Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder dienen. Weiterhin sollte der Vertrag die Befugnisse des Verwalters bei der Verfügung über diese Konten klar regeln. Es kann durchaus sinnvoll sein, die Höhe der Beträge, über die der Verwalter ohne Zustimmung der WEG verfügen darf, zu begrenzen, um das Gemeinschaftsvermögen vor Missbrauch zu schützen.

7. Beendigung des Vertrags und Übergabe der Unterlagen

Ebenso sind die Regelungen zur Beendigung des Verwaltervertrags und die damit verbundene Übergabe der Verwaltungsunterlagen von großer Bedeutung für einen reibungslosen Übergang zu einem neuen Verwalter. Der Vertrag sollte daher eindeutig definieren, welche Unterlagen der Verwalter bei Beendigung des Vertrags an die WEG oder den neuen Verwalter übergeben muss. Dies umfasst in der Regel alle Buchhaltungsunterlagen, Verträge, Protokolle der Eigentümerversammlungen und sonstige wichtige Dokumente, die im Rahmen der Verwaltungstätigkeit entstanden sind. Zudem sollte im Vertrag festgelegt werden, innerhalb welcher Frist die Übergabe zu erfolgen hat und welche Konsequenzen eine verspätete Übergabe nach sich ziehen kann.

II. Was ist ein Verwaltervertrag? Rechtliche Besonderheiten und aktuelle Rechtsprechung

Der Verwaltervertrag ist als entgeltlicher Geschäftsbesorgungsvertrag gemäß § 675 BGB zu qualifizieren, weist jedoch spezifische Besonderheiten auf, die sich aus seiner Einbettung in das Wohnungseigentumsrecht ergeben.

1. Die WEG-Reform 2020: Grundlegende Veränderungen im Wohnungseigentumsrecht

Die WEG-Reform 2020 brachte tiefgreifende Änderungen mit sich, die das Verhältnis zwischen den Wohnungseigentümern, der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) und dem Verwalter maßgeblich beeinflussten. Vor der Reform wurde die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sowohl von den Wohnungseigentümern selbst als auch vom Verwalter und, sofern bestellt, dem Verwaltungsbeirat wahrgenommen. Dies führte dazu, dass der Verwaltervertrag als Instrument zur Regelung der Verwaltertätigkeit eine drittschützende Wirkung zugunsten der einzelnen Wohnungseigentümer entfaltete.

Die Reform änderte diese Rechtslage grundlegend. Mit der Reform wurde die GdWE zur zentralen Akteurin im Wohnungseigentumsrecht. Die WEG wurde nicht nur nach außen hin, sondern auch im Innenverhältnis alleinige Trägerin der Verwaltungsverantwortung. Dies bedeutet, dass alle Handlungen und Entscheidungen, die die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums betreffen, nun ausschließlich der GdWE zuzurechnen sind. Der Verwalter agiert dabei nicht mehr als eigenständiger Akteur, sondern als ausführendes Organ der GdWE.

2. Der Verwaltervertrag nach der WEG-Reform: Keine drittschützende Wirkung mehr

Eine der zentralen Konsequenzen dieser Reform ist der Verlust der drittschützenden Wirkung des Verwaltervertrags. Vor der Reform war der Verwaltervertrag so gestaltet, dass er die Interessen der einzelnen Wohnungseigentümer direkt schützte. Dies bedeutete, dass die Eigentümer bei Pflichtverletzungen des Verwalters eigene Schadensersatzansprüche gegen den Verwalter geltend machen konnten, da der Vertrag eine Schutzwirkung zugunsten Dritter, also der Wohnungseigentümer, entfaltet hatte.

Nach der Reform ist dies nicht mehr der Fall. Der BGH hat in seinem Urteil vom 05.07.2024 (Az.: V ZR 34/24) klargestellt, dass der Verwaltervertrag seit der WEG-Reform keine Schutzwirkung mehr zugunsten einzelner Wohnungseigentümer entfaltet. Stattdessen ist die GdWE nun die alleinige Ansprechpartnerin für Ansprüche der Eigentümer im Zusammenhang mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Verletzt der Verwalter seine Pflichten, können die Eigentümer ihre Ansprüche nicht mehr direkt gegen den Verwalter, sondern nur noch gegen die GdWE richten.

Diese Änderung basiert auf der Überlegung, dass die WEG als Gemeinschaft in der Lage ist, die Interessen ihrer Mitglieder (der einzelnen Wohnungseigentümer) umfassend zu vertreten und durchzusetzen. Ein direkter Anspruch gegen den Verwalter ist daher nicht mehr erforderlich, da die WEG im Innenverhältnis die Verwaltung organisiert und die Rechte der Eigentümer durch interne Regelungen und Mechanismen, wie den Regress gegen den Verwalter, gewahrt werden.

3. Klärung der Haftungsfragen

Das Urteil des BGH vom 05.07.2024 (V ZR 34/24) konkretisiert die Konsequenzen der WEG-Reform und bringt Klarheit in die Haftungsfragen im Zusammenhang mit dem Verwaltervertrag. Im zugrundeliegenden Fall hatte ein Wohnungseigentümer, dessen Sondereigentum durch einen Wasserschaden betroffen war, den Verwalter auf Schadensersatz verklagt, da dieser die Weiterleitung einer Versicherungsleistung verzögert hatte. Der BGH urteilte, dass der Eigentümer seine Ansprüche nicht gegen den Verwalter, sondern ausschließlich gegen die GdWE richten kann, die sich das Verhalten ihres Verwalters nach § 31 BGB und ihrer Erfüllungsgehilfen nach § 278 Absatz 1 BGB zurechnen lassen muss.

Der Verwaltervertrag wird insofern ausschließlich zwischen der GdWE und dem Verwalter geschlossen, und nicht zwischen den einzelnen Eigentümern und dem Verwalter. Durch die WEG-Reform ist die GdWE zudem alleinige Schuldnerin des Anspruchs auf ordnungsmäßige Verwaltung, sodass alle entsprechenden Ansprüche der Eigentümer, wie etwa der aus § 280 Absatz 1 BGB i.V.m. § 18 Absatz 2 WEG, gegen die GdWE und nicht gegen den Verwalter zu richten sind.

4. Regressmöglichkeiten der WEG gegen den Verwalter

Obwohl die Wohnungseigentümer keine direkten Ansprüche mehr gegen den Verwalter geltend machen können, bleibt die Möglichkeit eines Regresses der GdWE gegen den Verwalter bestehen. Sollte die GdWE von einem Wohnungseigentümer aufgrund von Pflichtverletzungen des Verwalters auf Schadensersatz in Anspruch genommen werden, kann sie im Innenverhältnis den Verwalter in Regress nehmen. Dieser Regressanspruch der GdWE gegen den Verwalter entspricht dem Prinzip der ordnungsgemäßen Verwaltung und sichert die Gemeinschaft vor finanziellen Schäden, die durch Fehlverhalten des Verwalters entstehen könnten.

Ein solcher Regress erfordert in der Regel einen entsprechenden Beschluss der Wohnungseigentümerversammlung, mit dem die GdWE ermächtigt wird, gegen den Verwalter vorzugehen. Gleichwohl kann ein auf die Durchsetzung des Regressanspruchs gerichteter Beschluss nötigenfalls auch mit einer Beschlussersetzungsklage gemäß § 44 Absatz 1 Satz 2 WEG herbeigeführt werden.

5. Auswirkungen der WEG-Reform auf die Vertragsgestaltung

Die WEG-Reform hat nicht nur die rechtliche Stellung der GdWE gestärkt, sondern auch wesentliche Änderungen in der Vertragsgestaltung des Verwaltervertrags erforderlich gemacht. Der Verwaltervertrag muss nun klare Regelungen enthalten, die die neuen Verantwortlichkeiten der GdWE und die damit verbundenen Haftungsfragen widerspiegeln.

Zudem sollte der Verwaltervertrag die erweiterten Rechte und Pflichten der GdWE nach der Reform berücksichtigen. Dies umfasst insbesondere die Pflicht der GdWE, die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums sicherzustellen und im Bedarfsfall Maßnahmen zur Durchsetzung ihrer Ansprüche gegen den Verwalter zu ergreifen.

III. Kündigung und Auflösung eines Verwaltervertrags

Ebenso sind die Kündigung und Auflösung eines Verwaltervertrags seit der WEG-Reform 2020 an neue, teilweise erleichterte Bedingungen geknüpft, die der Wohnungseigentümergemeinschaft eine größere Flexibilität bei der Verwaltung ihres Gemeinschaftseigentums ermöglichen. Dies gilt insbesondere durch die Einführung der erweiterten Möglichkeiten zur ordentlichen Kündigung.

1. Ordentliche Kündigung und Abberufung des Verwalters

Eine der wichtigsten Änderungen der WEG-Reform betrifft die Möglichkeit, den Verwalter auch ohne das Vorliegen eines wichtigen Grundes abzuberufen und damit den Verwaltervertrag ordentlich zu kündigen, § 26 Absatz 3 Satz 1 WEG.

Dazu schlussfolgernd kann die WEG seit der Reform den Verwalter jederzeit durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung abberufen. Diese Abberufung bewirkt, dass der Verwalter seine Organstellung verliert, wodurch auch der Verwaltervertrag automatisch endet, spätestens jedoch sechs Monate nach der Abberufung (§ 26 Absatz 3 Satz 2 WEG). Diese sechsmonatige Frist gilt als Höchstfrist, es sei denn, im Verwaltervertrag wurden abweichende Regelungen getroffen, die eine kürzere Frist vorsehen.

Die ordentliche Kündigung ohne wichtigen Grund ermöglicht es der WEG, flexibel auf Veränderungen in der Verwalterleistung oder auf ein geändertes Vertrauensverhältnis zu reagieren, ohne an strenge Kündigungsgründe gebunden zu sein.

2. Außerordentliche Kündigung und wichtige Gründe

Neben der ordentlichen Kündigung besteht weiterhin die Möglichkeit der außerordentlichen, fristlosen Kündigung des Verwaltervertrags aus wichtigem Grund. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn der Verwalter seine Pflichten so schwerwiegend verletzt, dass der WEG ein Festhalten am Vertrag bis zum regulären Vertragsende nicht zugemutet werden kann.

Wichtige Gründe können etwa grobe Pflichtverletzungen wie die Veruntreuung von Gemeinschaftsgeldern, wiederholte Pflichtverletzungen trotz Abmahnungen oder ein schwerer Vertrauensbruch sein. Auch strafrechtlich relevante Handlungen des Verwalters oder eine anhaltende Unfähigkeit, die im Verwaltervertrag festgelegten Aufgaben zu erfüllen, können als wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung herangezogen werden.

Die außerordentliche Kündigung bedarf einer sorgfältigen Begründung und muss nach Kenntnis des wichtigen Grundes ohne schuldhaftes Zögern (unverzüglich) ausgesprochen werden. Ein entsprechender Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung ist in der Regel erforderlich, um die außerordentliche Kündigung zu beschließen und durchzusetzen.

3. Vertragsauflösung und Übergangsregelungen

Nach der Kündigung des Verwaltervertrags, sei es durch ordentliche oder außerordentliche Kündigung, endet das Vertragsverhältnis zwischen der WEG und dem Verwalter. Gemäß § 26 Absatz 3 Satz 2 WEG endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung des Verwalters, es sei denn, der Vertrag sieht eine kürzere Frist vor.

Wichtig ist, dass der Verwalter in dieser Übergangszeit weiterhin seine Pflichten erfüllen muss, um eine kontinuierliche Verwaltung zu gewährleisten. Dies umfasst insbesondere die Verwaltung des gemeinschaftlichen Vermögens, die Führung der Konten und die Durchführung der laufenden Verwaltungstätigkeiten bis zur Übergabe an den neuen Verwalter.

Der Verwalter ist zudem verpflichtet, alle relevanten Unterlagen und Konten nach Beendigung des Vertrags an die WEG oder den neu bestellten Verwalter zu übergeben. Diese Verpflichtung kann auch durch eine gerichtliche Anordnung durchgesetzt werden, wenn der Verwalter seiner Pflicht zur Übergabe nicht nachkommt.

4. Wer unterschreibt den Verwaltervertrag?

Die Unterzeichnung des Verwaltervertrags erfolgt im Namen der WEG durch den Verwaltungsbeirat oder einen durch Mehrheitsbeschluss bestimmten Wohnungseigentümer. Die Unterschrift dient vor allem Beweiszwecken und dokumentiert die ordnungsgemäße Abwicklung des Vertragsschlusses. Obwohl der Vertrag selbst durch den Mehrheitsbeschluss und das anschließende Tätigwerden des Verwalters zustande kommt, stellt die Unterschrift sicher, dass der Vertrag rechtskräftig und verbindlich ist.

IV. Fazit zum Verwaltervertrag: Vorsicht bei der Gestaltung

Die Gestaltung und der Abschluss eines Verwaltervertrags sind keine bloßen Formalitäten, sondern ein entscheidender Schritt zur Sicherstellung einer effizienten und reibungslosen Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft. In einem Bereich, in dem unterschiedlichste Interessen aufeinandertreffen und komplexe rechtliche Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen, ist der Verwaltervertrag das strukturierende Element, das nicht nur die Rechte und Pflichten aller Beteiligten definiert, sondern auch die Grundlage für eine harmonische und konfliktfreie Zusammenarbeit schafft.

Die WEG-Reform 2020 hat die rechtliche Landschaft, in der diese Verträge operieren, nachhaltig verändert. Sie hat nicht nur die Stellung der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer gestärkt, sondern auch neue Maßstäbe für die Ausgestaltung und Interpretation von Verwalterverträgen gesetzt. Durch die neu geschaffene Möglichkeit der ordentlichen Kündigung ohne wichtigen Grund haben die Eigentümer nunmehr ein flexibles Instrument an der Hand, um auf Veränderungen im Verwalterverhältnis schnell und effektiv zu reagieren.

Doch die WEG-Reform hat auch deutlich gemacht, dass die sorgfältige und durchdachte Gestaltung des Verwaltervertrags unerlässlich ist, um die Interessen der WEG zu schützen und potenziellen Konflikten vorzubeugen. Die im Vertrag festgehaltenen Regelungen zur Haftung, zur Vergütung und zu den Kündigungsmodalitäten sind nicht nur juristische Notwendigkeiten, sondern auch Ausdruck eines klaren und transparenten Miteinanders in der Wohnungseigentümergemeinschaft.