Urlaub auszahlen lassen – Voraussetzungen der Urlaubsabgeltung

In der modernen Arbeitswelt ist der Urlaub ein unverzichtbares Gut und weit mehr als nur eine wohlverdiente Pause. Er dient nicht nur der Erholung, sondern auch der langfristigen Sicherung der Arbeitskraft. Insofern soll der gesetzliche Urlaubsanspruch sicherstellen, dass jeder Beschäftigte regelmäßig Zeit zur Regeneration erhält, um den physischen und psychischen Anforderungen des Arbeitsalltags gewachsen zu bleiben. Dennoch gibt es Situationen, in denen Arbeitnehmer den Wunsch äußern, sich den nicht genommenen Urlaub auszahlen zu lassen – sei es aus finanziellen Gründen, aufgrund betrieblicher Notwendigkeiten oder infolge besonderer Umstände wie einer Kündigung oder langanhaltender Krankheit.

Solche Fälle werfen jedoch eine Reihe von rechtlichen Fragen auf: Wann ist es überhaupt möglich, den Urlaub auszahlen zu lassen? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein? Und welche rechtlichen Konsequenzen sind dabei zu beachten? Dieser Ratgeber bietet Ihnen eine umfassende Orientierung, indem er die verschiedenen Szenarien beleuchtet, in denen eine Urlaubsabgeltung in Betracht kommt. Zudem werden die relevanten gesetzlichen Bestimmungen sowie die aktuelle Rechtsprechung dargestellt, um Ihnen ein klares Bild davon zu vermitteln, unter welchen Bedingungen eine Auszahlung rechtlich zulässig ist und wie diese korrekt berechnet wird. So sind Sie bestens informiert, wenn es darum geht, Ihre Rechte und Möglichkeiten im Zusammenhang mit nicht genommenem Urlaub zu verstehen und wahrzunehmen.

I. Kann man Urlaub auszahlen lassen? Was sagt das Gesetz?

Grundsätzlich ist der Anspruch auf Urlaub gesetzlich im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) verankert. Sinn und Zweck der gesetzlichen Urlaubsbestimmungen ist die Sicherstellung einer Erholungsphase in jedem Kalenderjahr. Gerade deswegen ist eine Auszahlung von Urlaubstagen im Normalfall nicht vorgesehen, da der Erholungszweck für den Gesetzgeber an erster Stelle steht. Dennoch gibt es Ausnahmen, die eine Urlaubsabgeltung rechtfertigen.

1. Erholungszweck und gesetzlicher Urlaubsanspruch

Laut § 1 BUrlG hat jeder Arbeitnehmer in jedem Kalenderjahr Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub, der gemäß § 3 Absatz 1 BUrlG 24 Werktage bei einer Sechstagewoche beträgt, was in der Praxis bei einer Fünftagewoche einem Mindesturlaub von 20 Tagen entspricht. Im Rahmen dessen bestimmt § 7 Absatz 1 BUrlG, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Eine Übertragung ins nächste Kalenderjahr ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche oder in der Person des/der Arbeitnehmer liegende Gründe dies rechtfertigen. In diesem Fall muss der Urlaub jedoch gemäß § 7 Absatz 3 Satz 3 BUrlG bis spätestens zum 31. März des Folgejahres genommen werden, ansonsten verfällt er.

2. Wann kann ich den Urlaub auszahlen lassen?

Das Gesetz sieht wie eingangs erwähnt grundsätzlich keine Möglichkeit vor, den Urlaub auszuzahlen, solange das Arbeitsverhältnis besteht und der Urlaub genommen werden kann. Die zentrale Ausnahme von diesem Grundsatz ist in § 7 Absatz 4 BUrlG geregelt:

• Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Nach § 7 Absatz 4 BUrlG gilt folgendes:

Diese Regelung findet Anwendung, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Arbeitnehmer den verbleibenden Urlaub nicht mehr in Anspruch nehmen kann. Der offene Urlaubsanspruch wird in diesem Fall in einen finanziellen Anspruch umgewandelt, der unmittelbar mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses fällig wird.

• Länger andauernde Krankheit: Auch bei längerer Krankheit besteht ein besonderer Schutz für den Urlaubsanspruch. Gemäß der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) verfällt der Urlaubsanspruch bei langer Krankheit erst nach Ablauf von 15 Monaten nach Ende des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Die grundlegende Entscheidung zu diesem Thema wurde vom EuGH in der Rechtssache Schultz-Hoff ./. Deutsche Rentenversicherung Bund getroffen (EuGH, Urteil vom 20.01.2009, Rs.: C-350/06). Der EuGH entschied, dass der Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub auch dann besteht, wenn ein Arbeitnehmer über den gesamten Urlaubszeitraum hinweg krankheitsbedingt arbeitsunfähig ist. Der Gerichtshof stellte fest, dass der Urlaubsanspruch nicht verfallen darf, solange die Arbeitsunfähigkeit andauert. Im Nachleben dieser europäischen Rechtsprechung hat das Bundesarbeitsgericht jene gerade vorgebrachten Grundsätzen in mehreren Urteilen übernommen und konkretisiert. Im Urteil vom 7. August 2012 (9 AZR 353/10) bestätigte das BAG, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch bei längerer Krankheit nicht am Ende des Kalenderjahres verfällt, sondern erst nach einer Übertragungsfrist von 15 Monaten. Diese Frist ermöglicht es Arbeitnehmern, ihren Urlaub auch nach einer längeren Krankheitsphase noch zu nehmen. In einem weiteren Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 541/15) stellte das BAG ferner klar, dass der Urlaubsanspruch auch nur dann verfällt, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungspflicht erfüllt und den Arbeitnehmer ausdrücklich und rechtzeitig auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Bleibt dieser Hinweis aus, besteht der Urlaubsanspruch auch über die 15-Monatsfrist hinaus. Schließlich entschied das BAG am 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20), dass die Verjährung des Urlaubsanspruchs ebenfalls nur beginnt, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer korrekt über den Urlaubsanspruch und die Verfallfristen informiert hat. Ohne diesen Hinweis kann der Urlaub nicht verfallen und bleibt weiterhin bestehen.
• Tod des Arbeitnehmers: Ein weiterer wichtiger Fall ist der Tod eines Beschäftigten. Hier hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die Erben des Verstorbenen gemäß § 1922 BGB in Verbindung mit § 7 Absatz 4 BUrlG einen Anspruch auf die Auszahlung der nicht genommenen Urlaubstage haben (BAG, Urteil vom 22. Januar 2019, 9 AZR 45/16).

3. Kein Anspruch auf Auszahlung im laufenden Arbeitsverhältnis

Innerhalb eines laufenden Arbeitsverhältnisses ist die Auszahlung von Urlaubstagen, die den gesetzlichen Mindesturlaub betreffen, grundsätzlich ausgeschlossen. Das BUrlG sieht keine Möglichkeit vor, den gesetzlichen Mindesturlaub gegen eine finanzielle Vergütung zu tauschen, solange die Voraussetzungen für die Urlaubsgewährung bestehen. Eine finanzielle Abgeltung des gesetzlichen Mindesturlaubs ist nur dann erlaubt, wenn das Arbeitsverhältnis endet und der Urlaub nicht mehr gewährt werden kann.

Für übergesetzliche Urlaubstage, also solche, die über den gesetzlichen Mindesturlaub hinausgehen und durch Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag gewährt werden, gibt es jedoch etwas mehr Spielraum. Hier können Arbeitgeber und Arbeitnehmer unter bestimmten Umständen eine Vereinbarung treffen, wonach diese zusätzlichen Urlaubstage ausgezahlt werden können. Dies geschieht häufig in Situationen, in denen betriebliche Notwendigkeiten oder persönliche Umstände eine Freistellung erschweren und beide Seiten eine pragmatische Lösung anstreben.

Diese Praxis ist jedoch nicht die Regel und bedarf einer klaren vertraglichen Grundlage, um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden. Es ist wichtig zu beachten, dass eine solche Vereinbarung rechtlich problematisch sein kann. Auch wenn eine Auszahlung für übergesetzliche Urlaubstage vereinbart wurde, besteht das Risiko, dass Arbeitnehmer später dennoch auf der Gewährung ihres Urlaubs bestehen könnten. Der Grund dafür liegt im grundsätzlichen Zweck des Urlaubs: Er dient der Erholung, und dieser Zweck kann durch eine finanzielle Abgeltung nicht erfüllt werden. Auch das Bundesarbeitsgericht hat hierzu in verschiedenen Urteilen klargestellt, dass der Urlaubsanspruch nicht durch eine Zahlung ersetzt werden kann, da dies dem Sinn und Zweck des gesetzlichen Urlaubs widerspricht. Deshalb sollten solche Vereinbarungen stets schriftlich festgehalten und rechtlich abgesichert werden.

4. Besondere Fälle und Sonderregelungen

In bestimmten Situationen gelten besondere Regelungen zur Urlaubsabgeltung, die von den allgemeinen Grundsätzen des Bundesurlaubsgesetzes abweichen. Diese Sonderregelungen tragen den besonderen Umständen Rechnung, unter denen der Urlaub möglicherweise nicht im vorgesehenen Zeitraum genommen werden kann, und sollen sicherstellen, dass Arbeitnehmer dennoch nicht um ihren Urlaubsanspruch gebracht werden.

• Langzeiterkrankungen: Eine der wichtigsten Ausnahmen betrifft den Urlaubsanspruch im Falle einer Langzeiterkrankung, wie bereits im vorangegangenen Abschnitt erläutert. Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund einer andauernden Krankheit seinen Urlaub nicht nehmen kann, verfällt dieser Urlaub erst nach einer verlängerten Frist von 15 Monaten nach dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Urlaubsanspruch entstanden ist.
• Urlaubsübertragung bei Mutterschutz und Elternzeit: Ein weiterer Sonderfall betrifft Arbeitnehmer, die sich im Mutterschutz oder in der Elternzeit befinden. Während dieser Schutzzeiten wird der Urlaubsanspruch nicht beeinträchtigt. Gemäß § 17 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes (BEEG) verfällt der nicht genommene Urlaub nicht am Ende des Kalenderjahres, sondern wird auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen. Sollte das Arbeitsverhältnis während der Elternzeit enden, beispielsweise durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag, muss der verbleibende Urlaub ausgezahlt werden. Diese Regelung gilt sowohl für den Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit nicht genommen wurde, als auch für den anteiligen Urlaubsanspruch, der während der Elternzeit entstanden ist, um sicherzustellen, dass Arbeitnehmer auch in der sensiblen Phase der Elternzeit nicht um ihre gesetzlichen Urlaubsansprüche gebracht werden.

II. Urlaub im laufenden Arbeitsverhältnis auszahlen lassen – Geht das?

Die Frage, ob Sie sich Urlaub im laufenden Arbeitsverhältnis auszahlen lassen können, wird oft gestellt, aber die Antwort ist klar: Nur für übergesetzlichen Urlaub, also jene Tage, die über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgesehen und durch Tarif- oder Arbeitsverträge gewährt werden. Der gesetzliche Mindesturlaub muss hingegen im jeweiligen Kalenderjahr oder, bei Übertragung, bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden.

III. So wird die Urlaubsabgeltung berechnet

Die Urlaubsabgeltung wird auf Basis Ihres durchschnittlichen Arbeitsverdienstes der letzten 13 Wochen vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses berechnet. Hierzu zählen regelmäßige Zahlungen wie Gehalt, Zuschläge für Nachtarbeit oder Provisionen. Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld werden nicht berücksichtigt.

Berechnungsformel:

1. Quartalsgehalt ermitteln: Addieren Sie Ihr Bruttogehalt der letzten 13 Wochen.
2. Durchschnittlicher Tagesverdienst: Teilen Sie das Quartalsgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage (bei einer 5-Tage-Woche sind das 65 Tage).
3. Abgeltungssumme: Multiplizieren Sie den Tagesverdienst mit den offenen Urlaubstagen.

Beispiel: Bei einem monatlichen Bruttogehalt von 4.000 Euro ergibt sich ein Quartalsgehalt von 12.000 Euro. Bei 65 Arbeitstagen beträgt der Tagesverdienst etwa 184,62 Euro. Bei 10 offenen Urlaubstagen ergibt das eine Abgeltungssumme von 1.846,20 Euro.

IV. Steuerliche Aspekte der Urlaubsabgeltung

Eine Urlaubsabgeltung wird wie reguläres Einkommen behandelt und ist daher steuerpflichtig. Sie fällt unter die sogenannten „sonstigen Bezüge“, die im Monat der Auszahlung zu versteuern sind. Neben der Lohnsteuer müssen auch Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden. Es ist wichtig, dies bei der Planung der Auszahlung zu berücksichtigen, da der Nettobetrag, der Ihnen letztlich zur Verfügung steht, deutlich geringer sein kann als der Bruttobetrag.

V. Urlaub auszahlen lassen – Die häufigsten Fragen (FAQ)