Startseite » Rechtslexikon » A » Arbeitsbescheinigung – Vorlage und Leitfaden

Arbeitsbescheinigung Vorlage und Leitfaden zu dem Inhalt einer Arbeitsbescheinigung sowie den gesetzlichen Grundlagen

I. Was ist eine Arbeitsbescheinigung?

Die Arbeitsbescheinigung ist ein zentrales Dokument im Arbeitsrecht, das nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses vom Arbeitgeber ausgestellt werden muss. Diese Bescheinigung dient der Agentur für Arbeit als Grundlage zur Feststellung des Anspruchs auf Arbeitslosengeld (ALG). Die rechtliche Verpflichtung zur Ausstellung der Arbeitsbescheinigung ergibt sich aus § 312 Absatz 1 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III).

 

1. Arbeitsbescheinigung vom Arbeitgeber

Die Arbeitsbescheinigung hat den Zweck, der Agentur für Arbeit alle relevanten Informationen über das vorherige Beschäftigungsverhältnis des Arbeitnehmers zu liefern. Dies ermöglicht eine fundierte Entscheidung über die Gewährung von Arbeitslosengeld. Die Informationen umfassen Details zur Beschäftigungsdauer, zu den geleisteten Arbeitsstunden, zum Arbeitsentgelt sowie zu den Gründen für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Diese Bescheinigung ist von entscheidender Bedeutung, da sie direkt die Höhe und Dauer des Arbeitslosengeldes beeinflusst. Ohne eine ordnungsgemäß ausgestellte Arbeitsbescheinigung kann es zu Verzögerungen oder sogar zu einer Ablehnung des ALG-Antrags kommen.

 

2. Gesetzliche Grundlage: Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III

Nach § 312 SGB III ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, bei Beendigung eines sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung auszustellen und diese auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Agentur für Arbeit zu übermitteln. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung, Ablauf eines befristeten Arbeitsvertrags oder durch einen Aufhebungsvertrag beendet wurde.

 

3. Inhalt der Arbeitsbescheinigung

Die Arbeitsbescheinigung muss detaillierte Angaben zu verschiedenen Aspekten des Arbeitsverhältnisses enthalten (vgl. § 312 Absatz 1 SGB III), darunter:

  • Daten des Arbeitgebers und des Betriebs:
    • Name und Anschrift des Unternehmens
    • Betriebsnummer
    • Ansprechpartner für Rückfragen
  • Persönliche Daten des Arbeitnehmers:
    • Vollständiger Name
    • Geburtsdatum
    • Adresse
  • Beschäftigungszeitraum:
    • Beginn und Ende des Beschäftigungsverhältnisses
    • Angaben zu eventuellen Unterbrechungen (z.B. durch Elternzeit oder Krankheit)
  • Art der Tätigkeit und Umfang:
    • Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit
    • Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigung
    • Wöchentliche Arbeitszeit
  • Beitragspflicht zur Sozialversicherung:
    • Zeiten der Beitragspflicht zur Arbeitslosenversicherung
    • Höhe der geleisteten Beiträge
  • Arbeitsentgelt und sonstige Vergütungen:
    • Höhe des monatlichen Arbeitsentgelts
    • Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder Abfindungen
  • Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses:
    • Kündigungsgrund (Eigenkündigung, betriebsbedingte Kündigung, etc.)
    • Einhaltung der Kündigungsfristen
  • Leistungen in Zusammenhang mit der Beendigung:
    • Abfindungen oder sonstige Entschädigungen

 

4. Elektronische Übermittlung: BEA-Verfahren

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigung über das BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) gesetzlich vorgeschrieben. Diese Verpflichtung gilt für alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse, die nach diesem Datum beendet werden. Das BEA-Verfahren ermöglicht eine sichere und effiziente Übermittlung der Daten an die Agentur für Arbeit.

 

II. Arbeitsbescheinigung Vorlage

Arbeitgeber sind verpflichtet, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen und auf Verlangen an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Hier wird detailliert erklärt, wie eine solche Vorlage aussehen sollte und welche Informationen sie enthalten muss. Zudem wird im Übrigen auf die offiziellen Vorlagen der Agentur für Arbeit verwiesen, die als Muster dienen können und für die Erstellung einer Arbeitsbescheinigung empfehlenswert sind.

I. Arbeitgeberangaben

Name des Unternehmens: __________________________________
Anschrift des Unternehmens: ______________________________
Betriebsnummer: _______________________________________
Ansprechpartner: _______________________________________
Telefonnummer: ________________________________________
E-Mail: ________________________________________________

II. Arbeitnehmerangaben

Vollständiger Name: _____________________________________
Geburtsdatum: _________________________________________
Adresse: _______________________________________________

III. Angaben zum Beschäftigungsverhältnis

Beginn des Arbeitsverhältnisses: ___________________________
Ende des Arbeitsverhältnisses: _____________________________
Unterbrechungen: _______________________________________

IV. Art der Tätigkeit und Umfang

Beschreibung der Tätigkeit: _______________________________
Vollzeit-/Teilzeitbeschäftigung: _____________________________
Wöchentliche Arbeitszeit (Stunden): _________________________

V. Beitragspflicht zur Sozialversicherung

Zeiten der Beitragspflicht: ________________________________
Höhe der geleisteten Beiträge: _____________________________

VI. Arbeitsentgelt und sonstige Vergütungen

Monatliches Arbeitsentgelt (Brutto/Netto): ____________________
Sonderzahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, etc.): __________

VII. Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Kündigungsgrund: _______________________________________
Einhaltung der Kündigungsfristen: __________________________

VIII. Leistungen in Zusammenhang mit der Beendigung

Abfindungen oder sonstige Entschädigungen: ________________

Datum und Unterschrift

Datum: ___________________________
Unterschrift des Arbeitgebers: ___________________________

Die Agentur für Arbeit stellt offizielle Vorlagen für die Arbeitsbescheinigung zur Verfügung. Diese können auf der Website der Bundesagentur für Arbeit heruntergeladen werden und bieten eine standardisierte Form, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese Vorlagen stellen sicher, dass alle relevanten Informationen erfasst werden und das Dokument korrekt und vollständig ausgefüllt ist.

Zugang zu den Vorlagen:

  • Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III: Diese Vorlage wird verwendet, wenn ein Antrag auf Arbeitslosengeld gestellt wird. Sie ist auf der Website der Bundesagentur für Arbeit verfügbar und kann direkt heruntergeladen werden.
  • Arbeitsbescheinigung nach § 57 SGB II: Diese Vorlage wird für Anträge auf Grundsicherung oder Arbeitslosengeld II (ALG II) verwendet. Auch diese ist auf der Website der Bundesagentur für Arbeit verfügbar.
  • EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III: Diese spezielle Bescheinigung wird benötigt, wenn Arbeitslosengeld im europäischen Ausland beantragt wird.

Elektronische Übermittlung:

Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung der Arbeitsbescheinigungen über das BEA-Verfahren verpflichtend. Arbeitgeber können hierfür entweder systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme oder die elektronische Ausfüllhilfe sv.net nutzen. Beide Methoden stellen sicher, dass die Daten sicher und verschlüsselt an die Agentur für Arbeit übermittelt werden.

Weitere Informationen und Hilfen:

  • BEA-Portal der Bundesagentur für Arbeit: Bietet umfassende Informationen zur elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung.

III. Fristen und Korrekturen der Arbeitsbescheinigung

Obwohl es keine gesetzlich festgelegten Fristen für die Ausstellung und Übermittlung der Arbeitsbescheinigung gibt, ist es im Interesse aller Beteiligten, dass diese Bescheinigung zeitnah erstellt wird. Die Agenturen für Arbeit setzen in der Regel eine Frist von zwei bis vier Wochen ab dem Zeitpunkt, an dem die Bescheinigung angefordert wird. Diese Frist soll sicherstellen, dass der Arbeitnehmer rechtzeitig Arbeitslosengeld beantragen kann, ohne finanzielle Engpässe zu erleiden.

Gesetzliche Grundlagen und Empfehlungen:

  • § 312 SGB III: Dieser Paragraph verpflichtet den Arbeitgeber, die Arbeitsbescheinigung auszustellen und zu übermitteln, sobald dies vom Arbeitnehmer oder der Agentur für Arbeit verlangt wird.
  • Empfohlene Frist: Es wird empfohlen, die Bescheinigung innerhalb von zwei Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder nach Aufforderung durch den Arbeitnehmer oder die Agentur für Arbeit auszustellen und zu übermitteln. Dies entspricht der gängigen Praxis und den Erwartungen der Agenturen für Arbeit.

Korrekturen der Arbeitsbescheinigung:

Es kann vorkommen, dass Fehler in der ausgestellten Arbeitsbescheinigung auftreten. Diese müssen zeitnah korrigiert werden, um Probleme bei der Beantragung und Berechnung des Arbeitslosengeldes zu vermeiden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, fehlerhafte Angaben zu berichtigen und die korrigierten Daten erneut an die Agentur für Arbeit zu übermitteln.

  • Fehlerquellen: Typische Fehler in der Arbeitsbescheinigung können falsche Angaben zu den Beschäftigungszeiten, dem Arbeitsentgelt oder den Kündigungsgründen sein. Auch Tippfehler und unvollständige Angaben sind häufige Probleme.
  • Korrekturprozess: Der Arbeitgeber sollte den Fehler so schnell wie möglich erkennen und eine korrigierte Arbeitsbescheinigung erstellen. Diese kann über das BEA-Verfahren erneut elektronisch übermittelt werden. Es ist ratsam, den zuständigen Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit direkt zu informieren, um sicherzustellen, dass die Korrektur schnell und korrekt verarbeitet wird.

Rechtliche Konsequenzen bei fehlerhaften Angaben:

  • Bußgelder: Nach § 404 Absatz 2 Nr. 19 SGB III kann ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängt werden, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nicht oder fehlerhaft ausstellt und übermittelt.
  • Schadensersatz: Der Arbeitgeber kann schadensersatzpflichtig werden, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer fehlenden oder fehlerhaften Arbeitsbescheinigung finanzielle Nachteile erleidet. Dies kann der Fall sein, wenn der Arbeitnehmer kein oder ein niedrigeres Arbeitslosengeld erhält.

     

    IV. Arbeitsbescheinigung – Wie lange rückwirkend?

    Die Frage, wie lange eine Arbeitsbescheinigung rückwirkend ausgestellt werden kann, ist von besonderem Interesse für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, insbesondere wenn es um den Anspruch auf Arbeitslosengeld geht. Hier sind die gesetzlichen Rahmenbedingungen und praktischen Erwägungen entscheidend.

    Gesetzliche Grundlagen und praktische Erwägungen:

    Grundsätzlich besteht die Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen, gemäß § 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III). Diese Verpflichtung endet nicht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, sondern bleibt bestehen, solange der Arbeitnehmer oder die Agentur für Arbeit die Arbeitsbescheinigung anfordern.

    Rückwirkende Ausstellung: Es gibt keine spezifische gesetzliche Höchstgrenze, wie lange eine Arbeitsbescheinigung rückwirkend ausgestellt werden kann. In der Praxis wird jedoch der Zeitraum von zwölf Monaten als maßgeblich betrachtet. Dies hängt mit der Betrachtungsweise der Agentur für Arbeit zusammen, die bei der Feststellung des Anspruchs auf Arbeitslosengeld alle Beschäftigungsverhältnisse innerhalb der letzten 12 Monate berücksichtigt.

    Praktische Szenarien der rückwirkenden Ausstellung:

    1. Direkter Übergang in ein neues Arbeitsverhältnis: Wenn ein Arbeitnehmer nach dem Ende eines Beschäftigungsverhältnisses direkt in ein neues Arbeitsverhältnis übergeht, wird möglicherweise zunächst keine Arbeitsbescheinigung benötigt. Sollten der Arbeitnehmer jedoch später arbeitslos werden, kann die Agentur für Arbeit verlangen, dass auch für das frühere Beschäftigungsverhältnis eine Bescheinigung nachgereicht wird.
    2. Späterer Antrag auf Arbeitslosengeld: Wenn ein Arbeitnehmer erst nach mehreren Monaten Arbeitslosengeld beantragt, obwohl das Beschäftigungsverhältnis schon länger beendet ist, muss der frühere Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung rückwirkend ausstellen. Auch hier gilt, dass die Agentur für Arbeit alle relevanten Arbeitsverhältnisse der letzten 12 Monate prüft.
    3. Mehrere aufeinanderfolgende Beschäftigungsverhältnisse: In Fällen, in denen ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres mehrere kurzfristige Beschäftigungsverhältnisse hatte, müssen alle betroffenen Arbeitgeber Arbeitsbescheinigungen ausstellen. Dies kann notwendig sein, um die Anwartschaftszeiten und den Anspruch auf Arbeitslosengeld korrekt zu berechnen.

    Ablauf der rückwirkenden Ausstellung:

    1. Anforderung durch den Arbeitnehmer oder die Agentur für Arbeit: Der Arbeitnehmer sollte seinen ehemaligen Arbeitgeber formell auffordern, die Arbeitsbescheinigung auszustellen. Dies kann schriftlich oder per E-Mail erfolgen. Alternativ kann auch die Agentur für Arbeit den Arbeitgeber direkt kontaktieren.
    2. Frist zur Ausstellung: Auch wenn keine spezifische Frist im Gesetz verankert ist, sollte der Arbeitgeber die Bescheinigung zeitnah ausstellen, um Verzögerungen bei der Beantragung von Arbeitslosengeld zu vermeiden. Üblicherweise wird eine Frist von zwei bis vier Wochen gesetzt.
    3. Korrektheit und Vollständigkeit: Die Arbeitsbescheinigung muss alle relevanten Daten korrekt und vollständig enthalten. Fehler oder Unvollständigkeiten können zu Verzögerungen bei der Bearbeitung des ALG-Antrags führen und im schlimmsten Fall zu Bußgeldern oder Schadensersatzforderungen gegen den Arbeitgeber.

     

    V. Was tun, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung verweigert?

    Es kann vorkommen, dass ein Arbeitgeber sich weigert, eine Arbeitsbescheinigung auszustellen, obwohl er gesetzlich dazu verpflichtet ist. In solchen Fällen haben Arbeitnehmer mehrere rechtliche Möglichkeiten und Schritte zur Verfügung, um die Ausstellung der Bescheinigung zu erzwingen. Hier sind die wichtigsten Maßnahmen im Detail erläutert.

     

    1. Schritte zur Durchsetzung der Ausstellung der Arbeitsbescheinigung

    • Formlose Aufforderung Der erste Schritt besteht darin, den Arbeitgeber schriftlich aufzufordern, die Arbeitsbescheinigung auszustellen. Dies kann in Form eines formellen Briefes oder einer E-Mail erfolgen. Es sollte eine angemessene Frist gesetzt werden, innerhalb derer der Arbeitgeber die Bescheinigung ausstellen soll (z.B. zwei Wochen).

    Sehr geehrte/r [Name des Arbeitgebers], hiermit fordere ich Sie gemäß § 312 SGB III auf, mir eine Arbeitsbescheinigung auszustellen und diese an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Bitte stellen Sie die Bescheinigung innerhalb von zwei Wochen zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]

    • Einschaltung der Agentur für Arbeit Wenn der Arbeitgeber auf die formlose Aufforderung nicht reagiert, kann die Agentur für Arbeit eingeschaltet werden. Die Agentur hat die Möglichkeit, den Arbeitgeber direkt zur Ausstellung der Bescheinigung aufzufordern und eine Frist zu setzen. Oftmals reicht diese offizielle Aufforderung aus, um den Arbeitgeber zur Ausstellung der Bescheinigung zu bewegen.
    • Bußgeldandrohung Nach § 404 SGB III kann die Agentur für Arbeit ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro gegen den Arbeitgeber verhängen, wenn dieser sich weigert, die Arbeitsbescheinigung auszustellen. Die Androhung eines Bußgeldes kann den Druck auf den Arbeitgeber erhöhen, seiner gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
    • Rechtliche Schritte Wenn alle vorherigen Maßnahmen erfolglos bleiben, kann der Arbeitnehmer rechtliche Schritte einleiten. Dies umfasst:
      • Klage auf Ausstellung der Arbeitsbescheinigung: Der Arbeitnehmer kann beim Arbeitsgericht eine Klage auf Ausstellung der Arbeitsbescheinigung einreichen. Das Gericht kann den Arbeitgeber zur Ausstellung der Bescheinigung verpflichten.
      • Schadensersatzforderung: Wenn der Arbeitnehmer aufgrund der verweigerten Bescheinigung finanzielle Nachteile erleidet (z.B. Verlust oder Reduzierung des Arbeitslosengeldes), kann er Schadensersatzansprüche geltend machen.

     

    2. Unterstützung durch Gewerkschaften und Anwälte

    Arbeitnehmer, die Schwierigkeiten haben, die Arbeitsbescheinigung zu erhalten, können sich an ihre Gewerkschaft wenden, wenn sie Mitglied sind. Gewerkschaften bieten rechtlichen Beistand und können auch bei der Durchsetzung von Ansprüchen helfen.

    Alternativ kann ein Fachanwalt für Arbeitsrecht konsultiert werden. Ein Anwalt kann nicht nur rechtliche Beratung bieten, sondern auch die notwendigen rechtlichen Schritte einleiten, um die Ausstellung der Bescheinigung zu erzwingen.

     

    3. Alternative Lösungen und Übergangslösungen

    • Vorläufige Leistungsgewährung Die Agentur für Arbeit kann vorläufig Arbeitslosengeld gewähren, wenn die Arbeitsbescheinigung fehlt, jedoch die Anspruchsvoraussetzungen glaubhaft gemacht werden können. Dies verhindert finanzielle Engpässe für den Arbeitnehmer.
    • Eigene Nachweise erbringen In einigen Fällen kann der Arbeitnehmer selbst Nachweise über seine Beschäftigungszeiten und das Arbeitsentgelt erbringen, um den Antrag auf Arbeitslosengeld zu unterstützen. Dies kann jedoch nur eine Übergangslösung sein und ersetzt nicht die Notwendigkeit einer offiziellen Arbeitsbescheinigung.

     

    VI. Unterschied zwischen Arbeitsbescheinigung und Arbeitsbestätigung

    Es ist wichtig, die Arbeitsbescheinigung von der Arbeitsbestätigung zu unterscheiden:

    • Arbeitsbescheinigung: Ein umfassendes Dokument, das detaillierte Informationen über das Arbeitsverhältnis, die Beschäftigungsdauer und das erzielte Arbeitsentgelt enthält. Es wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt und ist Voraussetzung für den Bezug von Arbeitslosengeld.
    • Arbeitsbestätigung: Ein einfaches Dokument, das lediglich die Beschäftigung und grundlegende Informationen bestätigt, ohne detaillierte Angaben zu Tätigkeiten oder Entgelten. Es kann während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden, beispielsweise für Behörden oder Kreditinstitute.

     

    VII. Fazit

    Die Arbeitsbescheinigung ist ein unverzichtbares Dokument für die Beantragung von Arbeitslosengeld in Deutschland. Sie stellt sicher, dass die Agentur für Arbeit alle notwendigen Informationen erhält, um den Anspruch und die Höhe des Arbeitslosengeldes zu bestimmen. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Bescheinigung auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Agentur für Arbeit auszustellen und elektronisch zu übermitteln.

    Die Nichteinhaltung dieser Pflicht kann empfindliche Strafen nach sich ziehen, daher sollten Arbeitgeber die notwendigen Prozesse und Systeme implementieren, um die Arbeitsbescheinigungen fristgerecht und korrekt auszustellen. Arbeitnehmer sollten frühzeitig die Ausstellung der Bescheinigung anfordern und bei Problemen gegebenenfalls rechtliche Schritte in Erwägung ziehen, um ihre Ansprüche auf Arbeitslosengeld nicht zu gefährden.

    Mit diesem umfassenden Verständnis der Arbeitsbescheinigung sind sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber besser gerüstet, um die Anforderungen und Prozesse rund um dieses wichtige Dokument zu bewältigen.

    Bitte unbedingt folgenden Haftungsausschluss bzgl. des Rechtslexikons beachten.